Zahnzusatzversicherung: Rechnung einreichen – Ablauf, Unterlagen, Fristen und Erstattung 2026/2027

Sie bezahlen die Zahnarztrechnung, laden sie in der App oder im Kundenportal Ihrer Zahnzusatzversicherung hoch oder schicken sie per Post, und die Versicherung überweist ihren Anteil auf Ihr Konto. Bei Zahnersatz brauchen Sie dafür in der Regel nicht erst zur Krankenkasse: Die Praxis rechnet den Festzuschuss direkt mit der Kasse ab, und Ihre Rechnung zeigt nur noch den Eigenanteil. Wichtig sind drei Dinge: den Heil- und Kostenplan vor der Behandlung vorlegen, die Rechnung vollständig einreichen und Rückfragen schnell beantworten.

Dieser Ratgeber zeigt, welche Rechnung wohin gehört, welche Unterlagen die Bedingungen der Versicherer verlangen, wie viel Sie mit dem Festzuschuss 2026 und nach der Kürzung 2027 erstattet bekommen und welche Rechte Sie haben, wenn die Erstattung dauert oder abgelehnt wird.

Kurz beantwortet: So reichen Sie eine Zahnarztrechnung ein

Fünf Schritte, die für fast alle Tarife gelten:

1. Vor großen Behandlungen den Heil- und Kostenplan vorlegen. Bei Zahnersatz schickt die Praxis den Plan elektronisch an die Krankenkasse. Eine Kopie geben Sie zusätzlich Ihrer Zahnzusatzversicherung und bitten um eine Leistungszusage.
2. Rechnung prüfen. Stimmen Name, Behandlungsdaten, Zähne, Gebührenziffern und Steigerungsfaktoren? Ist jede Erhöhung über den 2,3-fachen Satz begründet?
3. Unterlagen zusammenstellen. Rechnung, bei Zahnersatz der genehmigte Heil- und Kostenplan und die Laborrechnung, gegebenenfalls der Nachweis, was die Kasse oder ein anderer Versicherer gezahlt hat.
4. Auf einem Weg einreichen. App oder Kundenportal sind meist am schnellsten, die Post am langsamsten. Immer mit Versicherungsnummer, und nicht doppelt.
5. Abrechnung kontrollieren. Sie erhalten eine Leistungsabrechnung. Vergleichen Sie Erstattung, Tarifprozent und verbleibenden Eigenanteil. Bei Kürzungen fragen Sie nach der Begründung.

Die Rechnung bezahlen Sie selbst an die Praxis. Eine Direktabrechnung zwischen Zahnarzt und Zusatzversicherung ist die Ausnahme (mehr dazu im Abschnitt zur Abtretung).

Wer bekommt welche Rechnung? Krankenkasse und Zusatzversicherung im Zusammenspiel

Viele Ratgeber empfehlen, die Rechnung immer zuerst zur Krankenkasse zu schicken und sie sich „abstempeln” zu lassen. Für den häufigsten Fall, den Zahnersatz, stimmt das nicht. Nach § 87 Abs. 1a SGB V rechnet die Praxis den bewilligten Festzuschuss nach der Behandlung selbst mit der Kassenzahnärztlichen Vereinigung ab. Sie bekommen laut KZBV eine Rechnung über Ihren Eigenanteil und schicken diese an Ihre Zusatzversicherung. Zur Kasse gehen Sie nur, wenn die Kasse Ihnen selbst Geld erstattet.

Quellen: § 87 Abs. 1a, § 28 Abs. 2, § 29 Abs. 2 und 3 SGB V; KZBV; TK; Barmenia-Leistungsauftrag. Zur Kieferorthopädie siehe Zahnzusatzversicherung für Kieferorthopädie bei Kindern.

Zahnersatz: Ihre Rechnung zeigt bereits den Kassenanteil

Bei einer Krone, Brücke oder Prothese in Regelversorgung oder gleichartiger Versorgung steht der Festzuschuss der Kasse schon auf der Rechnung. Genau das verlangen die Versicherer: Im Leistungsformular von ERGO Direkt heißt es etwa „Original der Zahnarztrechnung, aus der die Leistung der gesetzlichen Krankenkasse hervorgeht”. Die HanseMerkur verlangt in ihrem Zahnersatztarif EZ zusammen mit der Rechnung den von der Kasse „genehmigten und abgerechneten Heil- und Kostenplan”. Beide Unterlagen bekommen Sie von der Praxis.

Andersartiger Zahnersatz: Direktabrechnung mit der Kasse

Wählen Sie eine andere Versorgungsform als die Regelversorgung, etwa ein Implantat statt einer Brücke, rechnet die Praxis nicht mit der Kasse ab. Sie erhalten eine Rechnung über die Gesamtkosten und das Formular „Direktabrechnung Zahnersatz”. Beides reichen Sie bei Ihrer Kasse ein, die Ihnen den Festzuschuss überweist. Erst danach geht die Rechnung an die Zusatzversicherung, zusammen mit dem Nachweis über den gezahlten Festzuschuss. Der Festzuschuss richtet sich auch hier nach dem Befund, beim Implantat nach der Lücke vor dem Implantat. Details stehen im Ratgeber zum Festzuschuss beim Zahnersatz.

Zahnreinigung: Zuschuss der Kasse und Erstattung der Versicherung

Manche Krankenkassen zahlen freiwillig einen Zuschuss zur professionellen Zahnreinigung. Die TK zum Beispiel zahlt bis zu 40 Euro einmal im Kalenderjahr. Laut TK können Sie die Rechnung zuerst an die Zusatzversicherung oder an die Kasse schicken. Die Erstattung des anderen wird angerechnet, und Sie müssen angeben, was Sie schon bekommen haben. Erstattet Ihr Tarif 80 Prozent einer Rechnung über 100 Euro, bleiben 20 Euro, und mehr kann die Kasse dann nicht zahlen. Zahlt der Tarif 100 Prozent, bekommen Sie von der Kasse nichts mehr. Mehr dazu im Ratgeber zur Zahnreinigung mit Zahnzusatzversicherung.

Vor der Behandlung: Heil- und Kostenplan und Leistungszusage

Der Heil- und Kostenplan ist bei Zahnersatz Pflicht und für die Zusatzversicherung das wichtigste Dokument. Wer ihn vor der Behandlung vorlegt, weiß, was erstattet wird, und kann mit der Praxis noch über Leistungen reden, die der Versicherer nicht übernimmt.

So läuft der Plan bei der Krankenkasse

Seit dem 01.01.2023 erstellt die Praxis den Heil- und Kostenplan elektronisch und schickt ihn erst ab, wenn Sie das Formular „Informationen zu Ihrem Zahnersatz” unterschrieben haben. Auf diesem Ausdruck stehen die geplante Versorgung, die voraussichtlichen Gesamtkosten und der voraussichtliche Festzuschuss. Die Kasse prüft und bewilligt laut KZBV „in der Regel” innerhalb weniger Tage, die TK meldet sich nach eigenen Angaben meist innerhalb eines Werktags bei der Praxis. Sie selbst bekommen ein Genehmigungsschreiben per Post oder ins elektronische Postfach. Gesetzlich hat die Kasse nach § 13 Abs. 3a SGB V höchstens drei Wochen Zeit, mit Gutachterverfahren sechs Wochen.

Die Genehmigung gilt sechs Monate. In dieser Zeit muss der Zahnersatz eingegliedert sein. Ändert sich die Planung, muss die Praxis einen neuen Plan zur Bewilligung schicken. Alles Weitere zum Formular steht im Ratgeber zum Heil- und Kostenplan beim Zahnarzt.

Den Plan bei der Zusatzversicherung einreichen

Fragen Sie die Praxis nach einer Kopie oder einem Ausdruck des Plans mit allen Privatleistungen und den voraussichtlichen Laborkosten. Die KZBV weist ausdrücklich darauf hin, dass auch die Zusatzversicherung vorab informiert werden möchte. Ab welcher Summe der Plan erwartet wird, regelt jeder Tarif selbst:

Quellen: jeweilige Versicherungsbedingungen bzw. Leistungsformulare (Stand siehe Quellenliste). Die Tabelle zeigt Beispiele, keine Bewertung.

Ihr Recht auf eine verbindliche Auskunft ab 2.000 Euro

Kostet die Behandlung voraussichtlich mehr als 2.000 Euro, können Sie nach § 192 Abs. 8 VVG in Textform, also per Brief, E-Mail oder Upload, Auskunft über den Umfang Ihres Versicherungsschutzes verlangen. Der Versicherer muss innerhalb von vier Wochen antworten, bei dringender Behandlung spätestens nach zwei Wochen, und dabei auf den Heil- und Kostenplan eingehen. Antwortet er nicht rechtzeitig, wird vermutet, dass die Behandlung medizinisch notwendig ist, bis der Versicherer das Gegenteil beweist. Die Frist beginnt mit dem Eingang Ihrer Anfrage. Notieren Sie sich das Datum.

Eine positive Auskunft heißt nicht, dass jede spätere Rechnung ungeprüft bezahlt wird. Weicht die Rechnung deutlich vom Plan ab, prüft der Versicherer die Differenz. Deshalb lohnt es sich, Änderungen während der Behandlung sofort mitzuteilen.

Wenn die Behandlung teurer wird als geplant

Ein Heil- und Kostenplan ist eine Schätzung. Für die Laborkosten gilt eine klare Grenze: Wird der Kostenvoranschlag des Labors voraussichtlich um mehr als 15 Prozent überschritten, muss die Praxis Sie nach § 9 Abs. 2 GOZ unverzüglich in Textform informieren. Bei einem Laborvoranschlag über 1.200 Euro liegt diese Schwelle bei 1.380 Euro. Schicken Sie den geänderten Plan dann auch der Zusatzversicherung.

Welche Unterlagen Sie einreichen müssen

Die Zusatzversicherung zahlt erst, wenn sie die Nachweise hat, die sie verlangt. So steht es in § 6 Abs. 1 der Musterbedingungen des PKV-Verbands, auf denen die meisten Zahntarife aufbauen. Nach § 31 VVG darf der Versicherer Belege verlangen, soweit Ihnen deren Beschaffung zumutbar ist.

Quellen: Leistungsformular ERGO Direkt; Bedingungen HanseMerkur, ARAG, DA Direkt, Münchener Verein, Continentale; Barmenia.

Was auf der Zahnarztrechnung stehen muss

Eine Privatrechnung des Zahnarztes ist nach § 10 GOZ erst fällig, wenn sie diese Angaben enthält:

• das Datum jeder Leistung
• die Gebührennummer und die Bezeichnung jeder Leistung, den behandelten Zahn und, wo vorgeschrieben, die Mindestdauer
• Betrag und Steigerungssatz je Leistung
• bei mehr als dem 2,3-fachen Satz eine auf die einzelne Leistung bezogene, verständliche schriftliche Begründung
• bei Auslagen für Zahntechnik die beigefügte Laborrechnung
• bei Analogleistungen den Hinweis „entsprechend” mit Nummer und Bezeichnung der gleichwertigen Leistung
• Leistungen auf Verlangen, also nicht medizinisch notwendige Wunschleistungen, gekennzeichnet als solche

Viele Bedingungen verlangen außerdem den Namen der behandelten Person und eine Diagnose. Bei Envivas zum Beispiel müssen Rechnungen Namen, Geburtsdatum, Diagnose, Behandlungstage und die einzelnen Leistungen enthalten. Fehlt die Diagnose, bitten Sie die Praxis, sie zu ergänzen. Das erspart eine Rückfrage.

Original oder Kopie?

Das regelt jeder Tarif unterschiedlich. Ein Auszug aus öffentlich abrufbaren Bedingungen:

In der Praxis akzeptieren die meisten Versicherer Fotos und PDF-Dateien über App oder Portal. Bewahren Sie das Original trotzdem auf, mindestens bis die Erstattung abgeschlossen ist, und für die Steuererklärung auch länger.

Die Wege: App, Kundenportal, E-Mail oder Post

Fast alle Versicherer bieten eine App oder ein Kundenportal an, in dem Sie Rechnungen abfotografieren oder als PDF hochladen. Bei einigen Apps genügt es, einen Code auf der Rechnung zu scannen. Die Post bleibt möglich, dauert aber am längsten.

So vermeiden Sie Rückfragen:

• Alle Seiten einreichen, auch die Laborrechnung und die Rückseiten mit der Begründung des Steigerungsfaktors.
• Gut lesbar fotografieren, ohne Schatten und abgeschnittene Ränder. Mehrseitige Belege in der richtigen Reihenfolge, nicht beschriften oder markieren.
• Dateigrenzen beachten. Die Württembergische etwa erlaubt im Online-Formular höchstens acht Dateien mit je 4 MB.
• Nur einen Weg nutzen. Wer dieselbe Rechnung per App und Post schickt, verursacht Doppelbearbeitung und Verzögerung.
• Versicherungsnummer und versicherte Person angeben, vor allem bei Familienverträgen.
• Bankverbindung prüfen. Ohne gesonderte Angabe erstatten Versicherer meist auf das Konto, von dem der Beitrag abgebucht wird.

Die Krankenkasse nimmt Belege für Zuschüsse inzwischen ebenfalls per App an, etwa die TK über „Meine TK”.

Muster-Anschreiben für die Einreichung per Post

Wenn Sie per Post einreichen und Ihr Versicherer kein eigenes Formular („Leistungsantrag”) hat, genügt ein kurzes Anschreiben:

An: [Versicherer], Leistungsabteilung Krankenversicherung Versicherungsnummer: [Nummer] · Versicherte Person: [Name, Geburtsdatum]

Betreff: Einreichung Zahnarztrechnung vom [Datum], Behandlung vom [Datum bis Datum]

Sehr geehrte Damen und Herren,

anbei erhalten Sie zur Erstattung nach meinem Tarif [Tarifname]:

• Rechnung von [Praxis] vom [Datum] über [Betrag] Euro
• Heil- und Kostenplan, genehmigt von der [Krankenkasse] am [Datum] (Kopie)
• Laborrechnung (Kopie)
• [ggf. Leistungsbescheid der Kasse/Beihilfe, Kopie Bonusheft]

Ihre Leistungszusage vom [Datum] liegt bei / Aktenzeichen [falls vorhanden]. Bitte überweisen Sie die Erstattung auf das bei Ihnen hinterlegte Konto [oder: IBAN].

Mit freundlichen Grüßen [Unterschrift]

Machen Sie vorher Kopien. Ein Einschreiben ist nicht vorgeschrieben, hilft aber, wenn Sie den Eingang später belegen müssen, etwa für die Monatsfrist bei der Abschlagszahlung.

Wie viel erstattet wird: Rechenbeispiel mit Festzuschuss 2026 und 2027

Wie viel auf Ihrem Konto ankommt, hängt davon ab, wie Ihr Tarif die Kassenleistung anrechnet. Die gleichen „90 Prozent” können sehr Unterschiedliches bedeuten. Das Beispiel nimmt eine Krone für 950 Euro an (Befund 1.1, ohne Bonusheft). Der Festzuschuss beträgt 2026 laut KZBV 239,03 Euro. Für 2027 steht ein gekennzeichnetes Rechenbeispiel: der Betrag von 2026, umgerechnet auf den neuen Satz von 50 Prozent, also 199,20 Euro. Die echten Euro-Beträge für 2027 legt der G-BA erst bis zum 30.11.2026 fest.

Annahme: Rechnung 950 €, alle Leistungen erstattungsfähig, keine Zahnstaffel. Eigene Berechnung, gerundet auf Cent.

Was die Tabelle zeigt:

• Bei Modell A bleibt Ihr Eigenanteil gleich, weil die Versicherung die kleinere Kassenleistung ausgleicht. Sie zahlt dann 39,83 Euro mehr.
• Bei Modell B steigt Ihr Eigenanteil leicht, von 71,10 auf 75,08 Euro.
• Bei Modell D sinkt die Erstattung mit dem Festzuschuss, Ihr Eigenanteil steigt um fast 80 Euro.

Mit zehn Jahren Bonusheft beträgt der Festzuschuss 2026 298,79 Euro (75 Prozent), im Rechenbeispiel 2027 258,95 Euro (65 Prozent). Bei Modell B zahlen Sie dann 65,12 statt 69,10 Euro. Ob Ihr Tarif selbst mit Bonusstufen rechnet, steht im Ratgeber zu Bonusheft und Zahnzusatzversicherung.

Implantat und Zahnstaffel

Bei einem Implantat für 3.000 Euro (Annahme, Befund 2.1: Lücke von einem Zahn) zahlt die Kasse 2026 einen Festzuschuss von 552,96 Euro, im Rechenbeispiel 2027 460,80 Euro. Ein Tarif nach Modell A zahlt 2.147,04 Euro (2027: 2.239,20 Euro), Ihnen bleiben jeweils 300 Euro. Begrenzt eine Zahnstaffel die Leistung im ersten Jahr auf 1.000 Euro, bekommen Sie aber nur 1.000 Euro. Dann zahlen Sie 2026 selbst 1.447,04 Euro und mit den Sätzen von 2027 1.539,20 Euro. Wie Staffeln funktionieren, erklärt der Ratgeber Zahnstaffel erklärt. Wie sich Ihr eigener Anteil zusammensetzt, zeigt der Ratgeber zum Eigenanteil beim Zahnersatz.

Kürzung 2027: Was sich beim Einreichen ändert

Mit dem GKV-Beitragssatzstabilisierungsgesetz (BGBl. 2026 I Nr. 228) sinken die Festzuschüsse für Zahnersatz, die ab dem 01.01.2027 bewilligt werden:

Quelle: § 55 Abs. 1, 2 und 6 SGB V in der Fassung ab 01.01.2027; TK.

Für alle Festzuschüsse, die vor dem 01.01.2027 bewilligt wurden, gilt das alte Recht weiter (§ 55 Abs. 6 SGB V n. F.). Für Sie heißt das beim Einreichen:

• Das Bewilligungsdatum zählt, nicht das Rechnungsdatum. Bewahren Sie das Genehmigungsschreiben der Kasse auf und legen Sie es bei Rückfragen bei. Eine Behandlung, die im Dezember 2026 bewilligt und im Februar 2027 abgeschlossen wird, behält den alten Satz.
• Die Genehmigung gilt sechs Monate. Wird der Plan nach dem Jahreswechsel geändert und neu bewilligt, gilt für diese neue Bewilligung nach dem Wortlaut des Gesetzes das neue Recht. Fragen Sie Ihre Kasse, bevor Sie einen bewilligten Plan ändern lassen.
• Der Kassenanteil auf der Rechnung wird kleiner, die Lücke für die Zusatzversicherung größer. Bei Tarifen mit Zahnstaffel oder Jahreshöchstbetrag ist das Budget schneller aufgebraucht.
• Tarife, die sich am Festzuschuss orientieren, etwa durch Verdopplung, zahlen automatisch weniger.

Die Euro-Beträge für 2027 setzt der G-BA bis zum 30.11.2026 fest. Bis dahin sind alle Zahlen für 2027 in diesem Artikel Rechenbeispiele.

Wie lange dauert die Erstattung? Ihre Rechte bei Verzögerung

Eine feste Bearbeitungsfrist für Zahnzusatzversicherungen gibt es nicht. Nach § 14 VVG ist die Leistung fällig, sobald der Versicherer die Prüfungen abgeschlossen hat, die er für den Versicherungsfall und die Höhe der Leistung braucht.

Praxisangaben gehen weit auseinander. Die Württembergische nennt für Einreichungen über ihre App eine Bearbeitung innerhalb von 24 Stunden. Ein Versicherungsmakler beziffert die Bearbeitung je nach Gesellschaft und Auslastung auf zwei bis sechs Wochen. Die Post kommt immer obendrauf.

Ihre Rechte, wenn es dauert:

• Abschlagszahlung nach einem Monat. Ist die Prüfung einen Monat nach Ihrer Meldung nicht abgeschlossen, können Sie eine Abschlagszahlung in Höhe des Betrags verlangen, den der Versicherer voraussichtlich mindestens zahlen muss (§ 14 Abs. 2 VVG). Die Frist ruht, solange Sie selbst angeforderte Unterlagen nicht liefern.
• Verzugszinsen kann der Versicherer vertraglich nicht ausschließen (§ 14 Abs. 3 VVG).
• Nachfragen schriftlich. Halten Sie Datum und Inhalt fest.

Warum die erste Rechnung länger dauert

Bei der ersten größeren Rechnung prüfen viele Versicherer, ob die Behandlung schon vor Vertragsbeginn angeraten war oder ob Zähne fehlten. Oft schicken sie der Praxis einen Fragebogen oder fordern die Behandlungsdokumentation an. Gesundheitsdaten darf der Versicherer beim Zahnarzt nach § 213 VVG nur mit Ihrer Einwilligung erheben. Er muss Sie vorher informieren, und Sie können verlangen, dass er jede einzelne Abfrage vorher mit Ihnen abstimmt. Sagen Sie der Praxis, dass eine Anfrage kommt. Dann bleibt sie nicht liegen.

Was vor Vertragsbeginn angeraten war, zahlt eine Zahnzusatzversicherung in der Regel nicht. Mehr dazu in den Ratgebern Angeratene Behandlung und Ab wann greift die Zahnzusatzversicherung?.

Rückfragen beantworten

Nach dem Versicherungsfall müssen Sie Auskünfte geben, die für die Leistungsprüfung nötig sind (§ 31 VVG, § 9 Abs. 2 MB/KK). Lassen Sie eine Rückfrage liegen, verzögert sich die Erstattung. Ganz verlieren können Sie den Anspruch wegen einer verletzten Auskunftspflicht nur unter engen Voraussetzungen: Der Versicherer muss Sie vorher gesondert in Textform auf diese Folge hingewiesen haben, und Sie müssen vorsätzlich oder grob fahrlässig gehandelt haben (§ 28 VVG).

Fristen: Bis wann Sie einreichen können

Ein Gesetz, das eine Einreichfrist von drei, sechs oder zwölf Monaten vorschreibt, gibt es nicht. Die äußerste Grenze ist die Verjährung: Ihr Anspruch verjährt nach drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem er entstanden ist (§§ 195, 199 BGB).

Sobald Sie den Anspruch beim Versicherer angemeldet haben, ist die Verjährung gehemmt, bis er Ihnen seine Entscheidung in Textform mitteilt (§ 15 VVG).

Trotzdem gilt: zeitnah einreichen. Die Musterbedingungen verpflichten Sie, auf Verlangen Auskunft zu geben. Je länger die Behandlung zurückliegt, desto schwerer lassen sich Fragen der Praxis und fehlende Belege klären. Lesen Sie den Abschnitt „Obliegenheiten” in Ihren Bedingungen. Dort stehen etwaige eigene Anzeigefristen Ihres Tarifs.

Zu welchem Versicherungsjahr eine Rechnung zählt

Für Zahnstaffeln und Jahreshöchstbeträge entscheidet das Behandlungsdatum, nicht das Datum der Rechnung oder der Einreichung. So steht es etwa bei DA Direkt und Envivas ausdrücklich in den Bedingungen. Beim Münchener Verein zählen zahntechnische Leistungen in dem Versicherungsjahr, in dem der Zahnersatz eingegliedert wird. Eine Rechnung zurückzuhalten, bis ein neues Versicherungsjahr mit frischem Budget beginnt, bringt daher in der Regel nichts. Sinnvoll planen lässt sich nur der Behandlungstermin selbst.

Vorkasse, Zahlungsziel und Abtretung an die Praxis

Bei der Zahnzusatzversicherung gilt das Kostenerstattungsprinzip. Die Praxis stellt Ihnen die Rechnung, Sie zahlen, die Versicherung erstattet Ihnen. Wer schnell einreicht, hat das Geld oft zurück, bevor die Rechnung bezahlt werden muss.

• Fällig wird die Zahnarztrechnung erst, wenn sie den Vorgaben der GOZ entspricht (§ 10 Abs. 1 GOZ). Eine Rechnung ohne Steigerungsfaktoren oder Begründung können Sie zur Korrektur zurückgeben.
• In Verzug kommen Sie als Patient spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung, aber nur, wenn die Rechnung auf diese Folge besonders hinweist (§ 286 Abs. 3 BGB). Halten Sie das Zahlungsziel der Praxis trotzdem ein. Reicht es nicht, sprechen Sie die Praxis früh an.
• Abtretung an die Praxis: Nach den Musterbedingungen sind Erstattungsansprüche aus Verträgen, die ab dem 01.10.2021 geschlossen wurden, abtretbar (§ 6 Abs. 6 MB/KK). Ältere Bedingungen verlangen teilweise die Zustimmung des Versicherers. Bei einer Abtretung rechnet die Praxis oder ihre Abrechnungsstelle direkt mit der Versicherung ab. Dafür müssen Sie in die Weitergabe Ihrer Daten schriftlich einwilligen (§ 10 Abs. 6 GOZ). Was die Versicherung nicht zahlt, bleibt Ihre Schuld gegenüber der Praxis.

Bei Rechnungen über mehrere tausend Euro lohnt es sich, schon beim Heil- und Kostenplan zu fragen, ob die Praxis Teilrechnungen stellt oder per Abtretung abrechnet.

Rechnung prüfen, bevor Sie zahlen

Der PKV-Verband rät, eine Zahnarztrechnung erst zu bezahlen, wenn sie sachlich und rechnerisch stimmt. Er weist auch darauf hin, dass weniger als fünf Prozent der privatzahnärztlichen Leistungen unter dem 2,3-fachen Satz abgerechnet werden und nur rund die Hälfte genau zu diesem Satz. Das sollten Sie prüfen:

• Steigerungsfaktor. Bis 2,3 ohne Begründung. Darüber bis 3,5 nur mit einer Begründung, die sich auf die einzelne Leistung bezieht, etwa eine schwer zugängliche Wurzel. Der 3,5-fache Satz ist gut 52 Prozent teurer als der 2,3-fache. Eine Vollkrone nach GOZ-Nr. 2210 kostet ohne Material und Labor 217,06 Euro beim 2,3-fachen und 330,31 Euro beim 3,5-fachen Satz.
• Vereinbarung über den Höchstsatz hinaus. Sie ist nur wirksam, wenn sie vor der Behandlung persönlich und schriftlich getroffen wurde und den Hinweis enthält, dass Versicherer möglicherweise nicht alles erstatten (§ 2 GOZ). Viele Tarife erstatten nur bis zum 3,5-fachen Satz.
• Abweichung vom Heil- und Kostenplan. Neue Positionen oder höhere Laborkosten müssen erklärt sein.
• Leistungen auf Verlangen. Sie müssen als solche gekennzeichnet sein. Rein kosmetische Wunschleistungen zahlen die meisten Tarife nicht.
• Kostenaufklärung. Wusste die Praxis, dass die Kosten nicht vollständig übernommen werden, musste sie Sie vorher in Textform informieren (§ 630c Abs. 3 BGB).

Bei Zweifeln fragen Sie zuerst die Praxis. Mehrere Landeszahnärztekammern prüfen Privatrechnungen laut Verbraucherzentrale kostenlos. Vor großen Behandlungen hilft eine Zweitmeinung zum Zahnersatz.

Wenn die Versicherung weniger zahlt oder ablehnt

Kürzungen haben meist einen von wenigen Gründen: Wartezeit oder Zahnstaffel, ein schon vor Vertragsbeginn angeratener Befund, ein Faktor über dem Tarifhöchstsatz, nicht versicherte Leistungen oder fehlende Unterlagen. Die vollständige Liste steht im Ratgeber Wann zahlt die Zahnzusatzversicherung nicht?.

So gehen Sie vor:

1. Leistungsabrechnung lesen. Welche Position wurde gekürzt, mit welcher Klausel?
2. Fehlende Unterlagen nachreichen. Das ist der einfachste Fall.
3. Begründung schriftlich verlangen und die genannte Klausel in Ihren Bedingungen nachlesen.
4. Gutachten einsehen. Hat der Versicherer einen beratenden Zahnarzt eingeschaltet, haben Sie nach § 202 VVG Anspruch auf Auskunft über das Gutachten und Einsicht.
5. Stellungnahme der Praxis einholen, etwa zur medizinischen Notwendigkeit oder zur Begründung des Faktors. Ihre Patientenakte können Sie nach § 630g BGB einsehen, die erste Abschrift ist kostenlos.
6. Einwände schriftlich beim Versicherer erheben.
7. PKV-Ombudsmann anrufen. Er ist für Zahnzusatzversicherungen zuständig, nicht der allgemeine Versicherungsombudsmann. Das Verfahren ist für Sie kostenlos. Voraussetzung: Sie haben den Anspruch vorher beim Versicherer geltend gemacht, und es geht um mehr als 50 Euro. Eine Antragsfrist gibt es nicht, aber die Verjährung läuft. Ein Antrag beim PKV-Ombudsmann hemmt sie (§ 204 Abs. 1 Nr. 4 BGB).
8. BaFin oder Gericht. Eine Beschwerde bei der BaFin ist jederzeit möglich, der Klageweg bleibt offen.

Ein Widerspruch mit Monatsfrist wie bei der Krankenkasse existiert bei der privaten Zusatzversicherung nicht. Gegen eine Entscheidung der Kasse, etwa über den Festzuschuss, legen Sie dagegen innerhalb eines Monats Widerspruch ein.

Sonderfälle

Zwei Zusatzversicherungen oder Beihilfe

Haben Sie zwei Zahnzusatzversicherungen, müssen Sie das jedem Versicherer mitteilen (§ 9 Abs. 5 MB/KK). Die Gesamterstattung darf die Kosten nicht übersteigen. Reichen Sie zuerst bei einem Versicherer ein und legen Sie dem zweiten dessen Leistungsabrechnung bei. Beihilfeberechtigte fügen den Beihilfebescheid bei. Für Beamte gelten eigene Regeln, siehe Zahnzusatzversicherung für Beamte.

Privat krankenversichert

Klassische Zahnzusatzversicherungen nehmen nur gesetzlich Versicherte auf. Privatversicherte reichen die Zahnarztrechnung bei ihrer privaten Krankenversicherung ein. Welche Ergänzungen es gibt, steht im Ratgeber Zahnzusatzversicherung für Privatversicherte.

Behandlung im Ausland

Für Zahnersatz im EU-Ausland brauchen Sie vorher die Genehmigung der Kasse, sonst gibt es keinen Festzuschuss. Bei Rechnungen in Fremdwährung oder fremder Sprache darf der Versicherer Übersetzungs- und Überweisungskosten abziehen (§ 6 Abs. 5 MB/KK). Mehr im Ratgeber Zahnzusatzversicherung im Ausland.

Kinder und andere versicherte Personen

Die Erstattung geht grundsätzlich an den Versicherungsnehmer. An die versicherte Person, etwa ein volljähriges Kind, zahlt der Versicherer nur, wenn der Versicherungsnehmer sie in Textform als Empfangsberechtigte benannt hat (§ 194 Abs. 3 VVG).

Steuer: Belege aufheben

Was nach Kasse und Zusatzversicherung übrig bleibt, können Sie als außergewöhnliche Belastung angeben. Steuerlich wirkt nur der Teil über Ihrer zumutbaren Belastung, je nach Einkommen und Familienstand 1 bis 7 Prozent des Gesamtbetrags der Einkünfte (§ 33 EStG). Erstattungen ziehen Sie ab. Die Beiträge zur Zusatzversicherung gehören in die Anlage Vorsorgeaufwand, für 2025 in Zeile 27. Die Details stehen im Ratgeber Zahnzusatzversicherung steuerlich absetzen. Bewahren Sie dafür Rechnung und Leistungsabrechnung zusammen auf.

Zeitachse: Implantat vom Plan bis zur Erstattung

Ein Beispiel mit einem Implantat für 3.000 Euro (Annahme). Die Dauer der Einheilung hängt vom Einzelfall ab.

Checkliste: Rechnung richtig einreichen

Vor der Behandlung

• Heil- und Kostenplan mit allen Privatleistungen und Laborkosten erhalten
• Bewilligung der Kasse (Genehmigungsschreiben) aufbewahren, Datum notiert (wichtig wegen 2027)
• Plan bei der Zusatzversicherung eingereicht, ab 2.000 Euro schriftliche Auskunft nach § 192 Abs. 8 VVG verlangt
• Wartezeit und Zahnstaffel geprüft
• bei Faktor über 3,5: schriftliche Vereinbarung vor der Behandlung gelesen

Nach der Behandlung

• Rechnung auf Pflichtangaben nach § 10 GOZ geprüft (Datum, Zahn, Ziffer, Faktor, Begründung)
• Diagnose auf der Rechnung oder ergänzen lassen
• bei andersartigem Zahnersatz: Direktabrechnung bei der Kasse, Festzuschuss erhalten
• Rechnung, Laborrechnung, Plan, ggf. Nachweis der Kasse und Bonusheft-Kopie zusammengestellt
• über einen Weg eingereicht, mit Versicherungsnummer, Kopie behalten
• Zahlungsziel der Praxis im Blick

Danach

• Leistungsabrechnung geprüft (Prozent, Kürzungen, Staffel)
• nach einem Monat ohne Antwort nachgefragt, ggf. Abschlag verlangt
• bei Kürzung: Begründung, Gutachten-Einsicht, Einwand, PKV-Ombudsmann
• Rechnung und Abrechnung für die Steuererklärung aufbewahrt

Häufig gestellte Fragen zum Einreichen von Rechnungen bei der Zahnzusatzversicherung

Fazit: Vorher klären, vollständig einreichen, Rechte kennen

Das Einreichen selbst dauert per App wenige Minuten. Die meisten Verzögerungen entstehen vorher: ein Heil- und Kostenplan, den die Versicherung nie gesehen hat, eine Rechnung ohne Laborbeleg oder Diagnose, eine unbeantwortete Rückfrage bei der Praxis. Bei Zahnersatz schicken Sie die Rechnung in der Regel direkt an die Zusatzversicherung, weil der Kassenanteil schon verrechnet ist. Nur bei andersartigem Zahnersatz, bei Kassenzuschüssen und im Ausland geht der Weg zuerst über die Kasse.

Kennen Sie Ihre Rechte: die Leistungsauskunft ab 2.000 Euro, die Abschlagszahlung nach einem Monat und drei Jahre bis zur Verjährung. Ab 2027 kommt das Bewilligungsdatum der Kasse hinzu, das über den Festzuschuss entscheidet. Bewahren Sie das Genehmigungsschreiben gut auf. Was Ihr Tarif in welchem Fall zahlt, zeigt der Ratgeber Was zahlt die Zahnzusatzversicherung?, und einen Überblick über typische Kosten gibt Kosten einer Zahnbehandlung.

Quellen

• Sozialgesetzbuch V, § 87 Abs. 1a (Heil- und Kostenplan, Abrechnung der Festzuschüsse) – gesetze-im-internet.de, geltende Fassung (Link)
• Sozialgesetzbuch V, § 13 Abs. 3a (Entscheidungsfristen der Krankenkasse) – gesetze-im-internet.de (Link)
• Sozialgesetzbuch V, §§ 28, 29, 55 (Mehrkosten Füllungen, Kieferorthopädie, Festzuschüsse) – gesetze-im-internet.de (§ 55)
• GKV-Beitragssatzstabilisierungsgesetz, BGBl. 2026 I Nr. 228 (Kürzung der Festzuschüsse ab 01.01.2027) – recht.bund.de, 29.07.2026 (Link)
• Gesundheitsreform 2026/2027: Zusammenfassung – Techniker Krankenkasse, 2026 (Link)
• Abrechnungshilfe Festzuschüsse 2026 – KZBV, Stand 01.01.2026 (Link)
• Zahnersatz: Antrag bis Abrechnung – KZBV, 2026 (Link)
• Professionelle Zahnreinigung: Zuschuss und Rechnung einreichen – Techniker Krankenkasse, 01.07.2026 (Link)
• Versicherungsvertragsgesetz §§ 14, 15, 28, 31 (Fälligkeit, Abschlag, Verjährungshemmung, Obliegenheiten, Auskunft) – gesetze-im-internet.de (§ 14)
• Versicherungsvertragsgesetz §§ 192, 194, 202, 213 (Leistungsauskunft, Empfangsberechtigung, Gutachten, Gesundheitsdaten) – gesetze-im-internet.de (§ 192)
• Bürgerliches Gesetzbuch §§ 195, 199, 204, 286, 630c, 630g – gesetze-im-internet.de (§ 199)
• Gebührenordnung für Zahnärzte §§ 2, 9, 10 – gesetze-im-internet.de (§ 10)
• Einkommensteuergesetz § 33 (außergewöhnliche Belastungen) – gesetze-im-internet.de (Link)
• Musterbedingungen 2009 für die Krankheitskosten- und Krankenhaustagegeldversicherung (MB/KK), §§ 4, 5, 6, 9 – PKV-Verband, Stand Juni 2024 (Link)
• Zahnarztrechnung: verstehen, prüfen und einreichen – PKV-Verband (privat-patienten.de), 2026 (Link)
• Der Heil- und Kostenplan: Was Sie darüber wissen müssen – Verbraucherzentrale, Stand 19.02.2024 (Link)
• Was tun bei einer überhöhten Zahnarztrechnung? – Verbraucherzentrale, Stand 24.01.2025 (Link)
• Schlichtungsverfahren: Voraussetzungen und häufige Fragen – Ombudsmann Private Kranken- und Pflegeversicherung, 2026 (Link)
• Streit über Schlichtungsstelle beilegen, Beschwerde – BaFin, 2026 (Link)
• Versicherungsbedingungen ARAG Dent-Tarife – ARAG Krankenversicherungs-AG, Stand 1.2023 (Link)
• Allgemeine Versicherungsbedingungen ZahnGesund 577/578/579 – Münchener Verein, Stand 06/2024 (Link)
• Allgemeine Versicherungsbedingungen und Tarifblatt DA Direkt Zahnschutz – DA Deutsche Allgemeine Versicherung, AZB 10/2019, Tarifblatt 01.03.2025 (Link)
• Wichtige Vertragsunterlagen DentFlex – Envivas Krankenversicherung, Stand 10.25 (Link)
• Versicherungsbedingungen DFV-ZahnSchutz – Deutsche Familienversicherung, Stand 01.08.2025 (Link)
• Allgemeine Versicherungsbedingungen für Zusatzversicherte – Continentale Krankenversicherung, Stand 01.10.2025 (Link)
• Verbraucherinformation Zusatzversicherung (Tarif EZ, Merkblatt Leistungseinreichung) – HanseMerkur Krankenversicherung, Mai 2024 (nicht verlinkt)
• Leistungsauftrag Krankenversicherung, Hinweise für Ergänzungsversicherungen – Barmenia, 2026 (Link)
• Formular zum Einreichen der Rechnungsunterlagen (102EFZAHN) – ERGO Direkt Krankenversicherung, Stand unbekannt (nicht verlinkt)